نرم افزارهای مدیریت مستندات سازمانی، برای این منظور طراحی می شوند که شما بدانید چه شخصی ، چه زمانی ، چه فعالیتی روی مستندات انجام داده ، همچنین می توانید برای گروه های کاری مختلف ، دسترسی تعیین کنید و مستندات مورد نیازشان را در اختیارشان بگذارید. به نوعی مدیریت دانش درون سازمان نیز می باشد.
وردپرس به صورت پیش فرض از رده های مختلف سازمانی پشتیبانی می کند. حالا اگر مدیریت مستندات را نیز به آن اضافه کنید ، یک نرم افزار DMS یا مدیریت مستندات خواهید داشت.
برای شروع کافیست افزونه WP Document Revisions را نصب و فعال کنید. بعد از فعال سازی ، بخشی به منوی اصلی وردپرس ، تحت عنوان مستندات ، اضافه می شود. از این بخش می توانید مستندات خود را وارد سیستم کنید.
وقتی می خواهید یک مستند جدید آپلود کنید، بایستی برای آن یک شرح کوتاه وارد کنید که دلخواه است. همچنین نسخه اولیه را نیز بایستی آپلود کنید.
برای یک مستند شما می توانید مالک تعیین کنید، همچنین تصویر شاخص که در سایر بخش های وردپرس وجود دارد ، اینجا نیز وجود دارد.
بعد از انتشار می توانید از مستند با توجه به میزان دسترسی ، در پست ها و صفحات استفاده کنید. البته می توانید قبل از این کار تمامی پست ها و صفحات سایت مورد نظر را از چشمان گوگل مخفی کنید تا فقط در سازمان شما این سایت قابل دیدن باشد.
موفق باشید.
